Secara luas, invoice artinya sebuah faktur atau dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang menunjukkan jumlah dan biaya yang harus dibayarkan setelah membeli sesuatu atau setelah ada kesepakatan di purchase order. Biasanya invoice dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli menjadi arsip perusahaan sedangkan ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, satu untuk penjual sedangkan yang terakhir sebagai arsip keuangan.
Baca juga: Invoice contoh dan jenisnya yang harus Anda ketahui
Bagi perusahaan invoice sangat penting, karena dengan adanya invoice dapat memudahkan perusahaan dalam operasional usaha dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Adapun manfaat atau fungsi invoice bagi perusahaan :
- Sebagai dokumen perusahaan
- Sebagai bukti untuk laporan pajak
- Sebagai bukti jika terjadi kesalahan
- Sebagai informasi tagihan yang harus dibayar
- Menyimpan catatan penjualan
Setelah memahami fungsi atau manfaat yang dimiliki oleh Invoice,sebagai pelaku usaha anda harus mengetahui jenis – jenis invoice yang dapat digunakan seperti:
Invoice Biasa
Jenis faktur ini yang paling sering dan umum digunakan saat bertransaksi sederhana. Disebut sederhana, karena isi dari invoice ini hanya berisi rincian item dan jumlahnya, serta harga persatuan dan harga total dari barang yang akan dibeli.
Invoice Proforma
Invoice proforma merupakan faktur yang bersifat sementara. Faktu ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanannya. Dengan kata lain, invoice proforma ini adalah invoice pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap.
Invoice Konsuler
Invoice Konsuler kerap digunakan untuk perdagangan yang bersifat internasional. Di dalam invoicekonsuler harus terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.
Seiring berjalannya waktu dan berkembangnya teknologi, invoice mengalami perubahan sampai saat ini dari manual menjadi invoice online. Secara historis invoice merupakan merupakan dokumen kertas yang dikirimkan kepada pembeli, tetapi pada masa kini penjual dapat meminta pembayaran secara online dengan hanya mengirimkan faktur elektronik atau invoice online.
Invoice online akan memudahkan khususnya departemen keuangan atau finance department dalam mengelola keuangan. Pada saat ini, invoice online dapat dijadikan sebagai investasi terpenting untuk menyimpan data dan informasi suatu transaksi. Berikut ini adalah manfaat dari invoice online.
Manfaat Yang Diperoleh Dari Invoice Online
Rekam Jejak Audit Yang Lengkap
Semua data dalam invoice online sudah terjamin keamanannya dan tersimpan dengan rapi pada sistem yang telah tersedia. Adapun tracking atas invoice dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa menghabiskan banyak waktu seperti kapan pengiriman invoice telah Anda lakukan, apakah pembayaran dilakukan oleh pelanggan Anda secara tepat waktu. Semua data tersebut bisa Anda lacak dengan mudah ketika Anda menggunakan invoice online.
Baca juga: Jenis-jenis account receivable dan ketentuannya dalam dunia usaha
Menjadikan Bisnis Yang Baik
Cara manual tentu akan menyulitkan Anda dalam mengurus bukti transaksi dengan pelanggan. Berbeda dengan saat Anda memanfaatkan invoice online, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk menghitung satu per satu apakah pelanggan belum atau telah membayar tagihan mereka. Anda tidak perlu mengecek pembayaran secara manual dari mutasi rekening bank karena status dan notifikasi akan diberikan. Melalui invoice online, Anda dapat mengontrol status invoice tersebut apakah telah terkirim, sudah dibayar atau malah belum dilakukan penagihan. Tidak hanya itu saja, fitur reminder juga terdapat pada invoice online yang dapat mengingatkan Anda untuk mengirimkan email penagihan kepada pelanggan sebelum atau sesudah tanggal jatuh tempo tiba.
Peningkatan Manajemen
Untuk bisa mengelola bisnis dengan baik, Anda harus memiliki sistem yang efektif dan efisien dalam membuat, mengirim, ataupun melacak invoice perusahaan. Dengan menggunakan faktur atau invoice online, Anda tidak akan kesulitan dalam mengelola invoice, sebab tidak perlu ada konfirmasi pembayaran secara manual.
Notifikasi akan dikirim secara otomatis dan statusnya real time. Anda dapat lebih mudah membuat dan mengirim invoice kapanpun dan dimanapun, serta lebih mudah dalam melakukan pelacakan invoice.
Untuk mempermudah Anda dalam membuat invoice dan pembukuan dalam bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi untuk proses kerja yang lebih baik. Paper.id menjadi solusi untuk pembuatan invoice secara digital dan bisa dikirim melalui aplikasi messenger mulai dari Whatsapp, LINE dan beragam aplikasi lainnya. Rasakan kemudahannya dengan mendaftarkan diri Anda secara gratis disini.
No comments:
Post a Comment